Etape 1 - Diagnostic

Une première phase de diagnostic s'est déroulée au sein des structures en février 2021.

Trame globale du diagnostic

Transformation et transition numérique dans les organisations de l'ESS
Quelles spécificités ? Quelles modalités ? Quels enjeux ? Quels impacts sur la QVT ?

Temps:

2h

Intention :

comprendre, travailler, évaluer "l'expérience travailleur de l'ESS" "l'expérience bénévole engagé" > expérience dirigeants bénévoles / administrateurs

Objectifs :

• Poser le fonctionnement actuel de la structure
• Etat des lieux : matériels et solutions logicielles utilisées, formations réalisées ou souhaitées
• Comprendre les enjeux internes et externes.
• Identification usages numériques en cours et envisagés (pré et post contexte covid)
• Partage des problématiques rencontrées actuellement
• Révéler les impacts de l'intégration du numérique plus ou moins subie sur les relations bénévoles/salariées (circulation de l'info, prise de décision), sur la QVT (rythme de travail, (dé)connexion, marge de manœuvre et participation), sur l'activité (arrêt, maintien, transformation, adaptation...)
• Programmation d'un diagnostic partagé dans la structure

Sujets à intégrer, à comprendre, à analyser, croiser :

• Numérique choisi ou subi , réalité et perception : quelles tensions ? Quelles dépendances ?
• Discussions, négociations, cadre commun et accord de groupe sur l'usage du numérique
• Des outils testés, utilisés, abandonnés : essai/évaluation/retrait
• Choix éthiques ? économiques ?
• Présentiel / distanciel : quelles mesures ? Un lien avec le développement du télétravail. Solutions fixes, mobiles
• La circulation de l'information : schémas de circulation des échanges, des données, documents, décisions
• La gouvernance : quelle place ? compréhension du système en place ? Liens salariés, dirigeants, admins
• Les décisions : schémas de décision
• Espaces de synchronisation : quel accès ? quelle visibilité ? aux documents, échanges, prises de décision
• Espaces de stockage ? Gestion des données ? RGPD ?
• Evolutions des métiers : part du numérique dans les fiches de poste, valorisation des compétences, intégration RH
• Impacts sur la vie d'équipe : perte / gain d'efficience sur partage de l'info et relations instances
• Processus inclusifs/exlusifs
• Place du pouvoir d'agir

Termes à interroger :

"espaces de non travail"

"expérience travailleur"

• L’utilité : à quels acteurs et en quoi le projet de transformation est-il utile ?
• L’accessibilité : comment l’accès aux technologies et à l’information est-il organisé ? Les utilisateurs auront-ils les moyens et les compétences pour y accéder ?
• L’utilisabilité : le dispositif qu’il s’agit de mettre en place sera-t-il facilement utilisable dans les situations de travail concrètes ?
• La discutabilité : est-il possible de discuter des transformations en cours et à venir ? Les représentations et avis des usagers, adhérents, bénévoles, administrateurs, dirigeants bénévoles, salarié.e.s, certains partenaires, concepteurs, vendeurs, directions, services techniques, représentants des salariés, travailleurs sont-ils pris en compte ?
• L’intelligibilité : le projet est-il compréhensible du point de vue de « l’expérience-travailleur » ? Prend-il sens dans le contexte du travail ?
• L’adaptabilité : le projet est-il adaptable aux contraintes et ressources de terrain et à des contextes de travail spécifiques ?

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Déroulé de l'entretien

Rubrique 1 - Histoire

• Pourriez-vous nous raconter les étapes, les phases d'intégration du numérique dans votre structure ?
• Quelles sont les étapes clés ?
• Quelle organisation du dialogue social ? (Qu'est-ce qui s'y apparente au sein de la structure : référent RH, format entretien pro, autre)
• Discussions, négociations, cadre commun et accord de groupe sur l'usage du numérique : Oui ou non ?

Rubrique 2 - Enjeux de la transformation

• Quels sont les enjeux liés au numérique pour votre structure ? développement, communication, productivité, réseau, conditions de travail repensées ?...
• Réalisation d'un tableau : la transformation numérique
• Quelles opportunités ?
• Quels risques ?

Rubrique 3 : Les usages du numérique

• La circulation de l'information : schémas de circulation des échanges, des données, documents, décisions
• Espaces de synchronisation : quel accès ? quelle visibilité ? aux documents, échanges, prises de décision
• Espaces de stockage ? Gestion des données ? RGPD ?
• Des outils testés, utilisés, abandonnés : essai/évaluation/retrait
• Choix éthiques ? économiques ?
• Equipements collectifs / individuels
• Usages envisagés

Rubrique 4 : Fonctionnement général

• Présentiel / distanciel : quelles mesures ? Un lien avec le développement du télétravail. Solutions fixes, mobiles
• Impacts sur la vie d'équipe : perte / gain d'efficience sur partage de l'info et relations instances

Rubrique 5 : Gouvernance et numérique

• La gouvernance : quelle place ? compréhension du système en place ? Liens salariés, dirigeants, admins
• Les décisions : schémas de décision

Rubrique 6 : Appropriation/engagement

• Numérique choisi ou subi , réalité et perception : quelles tensions ? Quelles dépendances ?
• Quels sont les mesures prises pour accompagner la transformation,  la transition ?
• Quels sont les moyens de compréhension des changements
• Personnes ressources en interne ? Qui ? quel rôle ? Est-il clairement identifiable ?
• Processus inclusifs/exlusifs
• Place du pouvoir d'agir

Rubrique 7 : volet RH/développement personnel

• Les salarié·e·s ont-ils bénéficié de formations spécifiques ?
• Les administrateurs·trices ont-ils bénéficié de formations spécifiques ?
• Evolutions des métiers : part du numérique dans les fiches de poste, valorisation des compétences, intégration RH

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